ファイル管理方法（2023年版）

ファイル管理の方法

コンピュータにファイルをどのように保管しているだろうか？学生にファイルを探させると、なかなか見つけられないという人がいる。一定のルールを設けて、ファイル管理をする習慣をつけることで、ファイルの迷子がなくなる。

クラウドが活用できるようになったため、PCに過去のファイルを大量に保管する必要はほとんどなくなっている。いつ作ったのか覚えていないようなファイルが、なんらかのきっかけでセキュリティリスクを起こさないとも限らない。

おまけに、移動が多い僕の場合、普段使用しないPCを使用せざるを得ないこと、PCが壊れて緊急に作業する環境が必要になることなどがある。

そこで、僕は作業用のフォルダとアーカイブフォルダに分けて使用している。そして、アーカイブフォルダには過去のファイルを入れる。そして、過去のファイルは変更しないという原則を設けている。

作業用のフォルダは次の５つだ。

01urgentは小さな仕事で締め切りがあるもの、早めにやりたいものを入れている。このフォルダにあるものは完了したら05doneに送り込む。 01urgentは毎日見て、Todoリストに追加してから作業する。

02workはプロジェクトとなっているものをプロジェクトごとに入れている。僕の場合、各講義科目や学内の委員会、研究プロジェクトなどだ。

03referencesには、証明書のコピーやアプリの操作方法をまとめたチートシート、マニュアルなどが入る。このフォルダは参照用のものを入れておくので、変更することはない。Notionなどを利用するようになり、このフォルダの必要性は薄れている。

05doneは主に01urgentで作業が終わったものを入れている。

08booksにはスキャンした本とか、pdfで配布されている報告書などが入っている。ただし、読むというよりは参照するものはZoteroの方に入れている。

フォルダ名に連番をつけているのはソートのときに便利なようにと思ってのことだが、これらのフォルダはWindowsの場合、左側のクイックアクセスにピンどめしているので、番号はいらないのかもしれない。

基本的に01-05のフォルダを中身を見ずにすべて年度名のフォルダに入れる。2022年度なら、2022だ。

そして再び、手作業で01-05のフォルダを作成し、クイックアクセスにピンどめする。しばらくは、前年度の01-05のフォルダを使用することが多くなるので、これらは新年度の各フォルダ内にショートカットを作っている。

こうすると、ディレクトリのトップに、01-05のフォルダと過年度のフォルダが並ぶ。

あまりたくさん過年度のファイルがあると目障りだし、なにかの折に削除してしまうかもしれない。そこで、過年度のファイル保存用のディレクトリを作っておく。

例えば、> oldfilesとしておいて、ここに３年以上前のフォルダを入れている。

よって、2023年度のフォルダ構成はこうなる。

oldfiles以下には過去のファイルが年度ごとに保存されている。けっこう10年以上前の仕事のファイルを参照したくなることがある。意外と「何年頃にやったあの仕事」ということは覚えているものなので、年ごとにファイルを分けておくと、探すのが早い。

ちなみに、これらのファイルはすべてクラウドにおいている。そして、oldfilesと2021はクラウド上だけにあり、ローカルには同期していない。

１年前のファイル（2022）は使うことがけっこうあるので、ローカルに同期している。

2022年の12月頃になると、翌年度の打ち合わせとか資料作成等が始まるプロジェクトがある。これらは、02workにおいておくと、移行の際に面倒なのでそういうものは、01urgentと02workの中に翌年度（2023）のフォルダを作り、ファイルを保管している。

こうしておくと、新年度にファイルを移行する際、先程作ったフォルダをそのまま新しい仕事フォルダにできる。

特に２月や３月は現年度の仕事と新年度の仕事が混在するので、このように、新年度用のフォルダを作っておくと、便利だ。「置き場所がないから、とりあえずここに」として保存したものが、一週間ぐらい後にどこにおいたかわからなくなるということがなくなる。

過去のファイルを参照することはわりとよくある。ここでも、「過去のファイルは変更しない」という原則を守る。

見るだけなら、過去のフォルダから閲覧する。

編集して使用するなら、今年度のフォルダにコピーしてそちらを編集する。たまにそのまま編集してしまうこともあるけど、それはしょうがないので、あまり気にしない。

githubで管理しているファイルは、アーカイブしない。ただ、使わないリポジトリのクローンは、この際削除する。

使うようになったらまたクローンする。

それ以外のファイルで、「ずっと使い続けるファイル」はおそらく03referencesに入っているので必要になるたびに、閲覧するかコピーして使用する。

年度ごとにファイルをまとめてアーカイブするのではなく、02work>projectA>2022、2023のように、フォルダの中に過去のファイルをアーカイブするという方法もある。

こちらもいい方法だと思う。現年度のデータは、projectAの直下に置くという条件なら、あまりめんどうではない。

ただ、僕は過去のファイルをクラウドにおいている。そうすると、○年以上前のファイルはめったに使わないから、ローカルに同期しないというような運用が簡単にできる。

プロジェクトの中に過年度のファイルを入れる方法だと、これがけっこうめんどうになる。

PCは落としたり盗まれる可能性がある。そのときに、あまり古いデータが保存されていると、安全性に責任が持てなくなる。

ついでに、ストレージに余裕がないサブPCの場合、プロジェクトごと、そしてその年度ごとに同期するかどうかを決めないといけない。

過年度のファイルをまとめてあると、「とりあえず、最新版だけ同期しておこう」というような運用が簡単になる。

僕はプロジェクトごとにファイルを保存しているので、命名はあまり気にしない。

むしろ、ファイル名を気にしたくないから、プロジェクトごとの保管方法を実践している。